SLIMS

Sistem Informasi Perpustakaan

Menurut Robert K Leitch, dan K. Roscoe Davis sistem informasi adalah “Suatu sistem dalam didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. Melihat dari pernyataan diatas, maka Sistem Informasi Perpustakaan dapat didefinisikan sebagai berikut: “Sebuah sistem terintegrasi, sistem manusia mesin, untuk menyediakan informasi yang mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam sebuah perpustakaan”. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajeman, dan pengambilan keputusan basis data.

Latar belakang masalah

Sesuai dengan namanya, perpustakaan tentu berada di lingkungan sekolah ataupun kampus yang berfungsi untuk sarana kegiatan belajar mengajar, penelitian sederhana, menyediakan bahan bacaan guna menambah ilmu pengetahuan, sekaligus rekreasi sehat disela-sela kegiatan belajar. Perpustakaan sangat bermanfaat dalam menunjang penyelengaraan dan proses  belajar mengajar. Perpustakaan dikelola oleh staf perpustakaan yang bertugas mengklarifikasikan buku-buku berdasarkan judul dan bidang ilmunya, menghitung jumlah buku, pendataan anggota, melayani peminjaman dan pengembalian buku, serta membuat laporan-laporan yang diperlukan oleh pengelola perpustakaan. Dimana banyak ditemukan pada beberapa perpustakaan semua proses-proses tersebut masih dilakukan secara manual sehingga menyulitkan staf perpustakaan tersebut. Oleh karena itu diusulkan sebuah sistem yang terkomputerisasi agar permasalahan yang ada dapat teratasi dan proses peminjaman buku dapat berjalan lebih cepat, efektif dan efisien.

Proses Penyelesaian

Adapun proses yang harus di kerjakan yaitu sebagai berikut:

a.       Proses pendaftaran anggota perpustakaan.

Calon anggota mengisi formulir pendaftaran, kemudian diserahkan kepada staf perpustakaan. Staf memeriksa formulir yang diserahkan oleh calon anggota tersebut apakah benar atau tidak. Jika tidak benar maka diberi konfirmasi dan jika benar calon anggota membayar biaya pendaftaran sebesar Rp 7.000 kepada staf perpustakaan. kemudian dicatat di buku anggota. Setelah itu akan dibuatkan kartu anggota yang diserahkan kepada calon anggota. Dengan menerima kartu anggota maka calon anggota tersebut sudah sudah menjadi anggota Perpustakaan.

b.      Proses peminjaman buku

Anggota memilih buku yang akan dipinjam, kemudian menyerahkan buku yang dipinjam beserta memperlihatkan kartu anggota dan kartu peminjaman kepada staf perpustakaan. Staf perpustakaan akan memeriksa data peminjaman, jika ada peminjaman buku melebihi kapasitas oleh anggota maka peminjaman ditolak. Jika tidak ada peminjaman maka catat peminjaman dibuku peminjaman dan kartu peminjaman. Setelah itu anggota menerima buku beserta kartu anggota

c.       Proses pengembalian buku

Anggota menyerahkan buku yang akan dikembalikan beserta kartu anggota kepada staf perpustakaan. Kemudian staf perpustakaan periksa tanggal pengembalian buku apabila terlambat maka anggota dikenakan denda sebesar Rp 1.000/hari yang diserahkan kepada staf perpustakaan dan dicatat di buku pengembalian dan buku peminjaman. Kemudian staf perpustakaan menyerahkan kartu anggota beserta kartu peminjaman kepada anggota. Jika tidak terlambat maka pengembalian dicatat dibuku pengembalian dan kartu peminjaman. Kemudian anggota menerima kartu anggota dan kartu peminjaman.

d.      Proses pembuatan laporan

Setiap akhir bulan staf perpustakaan membuat laporan peminjaman dan pengembalian buku yang diserahkan kepada pengelola perpustakaan.

Adapun 5 komponen utama pembentuk sistem informasi yaitu :

a.       Komponen Perangkat Keras (Hardware)                                                                     
Prangkat keras (hardware) adalah seluruh peralatan yang diperlukan untuk mengoperasikan suatu sistem komputer. Hardware ini merupakan perangkat keras yang dapat digunakan untuk mengumpulkan, memasukan, memproses, menyimpan, dan mengeluarkan hasil pengolahan data dalam bentuk informasi, seperti CPU, hadrdisk, printer, dll.

b.       Komponen Perangkat Lunak (Software)                  
Perangkat lunak (software) merupakan kumpulan dari program-program yang digunakan untuk menjalankan komputer, sedangkan program merupakan kumpulan dari perintah-perintah komputer yang tersusun secara sistematis, seperti program yang terdapat dikomputer (dos, windows).

c.       Komponen Sumber Daya Manusia (Brainware)                                                     
Tenaga ahli (brainware) merupakan bagian yang terpenting dari komponen SIM yang merupakan bagian dari sistem informasi. Komponen brainware ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan komponen lainya dalam suatu sistem informasi sebagai hasil dari perencanaan, analisis, perancangan dan strategi implementasi yang didasarkan pada komunikasi antara SDM yang terlibat dalam organisasi. Biasanya terdiri atas:

·         Sistem analis dan desainer, melalui kerjasama dengan pemakai, membangun sistem baru dan memperbaiki sistem lama. Ia pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis tentang cara komputer membantu pemecahan masalah.

·         Programmer, bertugas melalui dokumen yang disiapkan sistem analis dan desainer untuk membuat instruktur-instruktur yangakan membuat komputer mengubah data menjadiinformasi yang diperlukan pemakai.

·         Operator, bertugas mengoperasikan peralatan komputer.

d.      Komponen Jaringan komputer (Netware)                             
Netware merupakan semberdaya jaringan meliputi seluruh sarana untuk telekomunikasi, prosesor telekomunikasi, topologi dan aturan (protocol) telekomunikasi, keamanan serta zona telekomunikasi.

e.       Komponen Sumber Daya Data (Dataware)                                                                            Dataware merupakan sumber daya data meliputi semua fakta-fakta hasil pengukuran, pengamatan, perhitungan atau transaksi yang perlu dihimpun dan disimpan untuk mendukung keseluruhan aktivitas sistem informasi. Data yang dihimpun dapat berupa teks, citra (image), audio atau video atau gabungan dari data-data tersebut yang dikenal dengan data multimedia.

PRA INSTALASI (dlm windows atau linux)

a.       Perangkat keras

1.      Computer

Computer server: tempat meletakan program senayan

Computer client: untuk menjalankan atau mengoprasikan senayan

2.      Barcode reader (boleh tersedia atau tidak)

Alat bantu untuk membaca barcode koleksi dan barcode anggota yg dicetak oleh aplikasi senayan.

3.      Scanner (boleh tersedia atau tidak)

Untuk mendokumentasikan sampul buku atau foto anggota

4.      Jaringan computer

Jaringan computer diperlukan jika implementasi aplikasi senayan menggunakan dua atau lebih computer.

                             

b.      Perangkat lunak

1.      Apache web server

Salah satu jenis aplikasi web server. Dengan aplikasi ini sebuah computer akan berfungsi sbg server. Di dalam server inilah senayan akan diinstalasi.

2.      MySQL

Aplikasi yang berfungsi sebagai database tempat penyimpanan berbagai transaksi data didalam senayan. Aplikasi ini termasuk aplikasi database yg mampu menampung data dalam jumlah besar.

3.      PHP

Penggunaan PHP memungkinkan sebuah aplikasi dimodifikasi oleh pengguna

4.      Web browser

Aplikasi yang digunakan untuk membuka internet atau mengakses sebuah situs. Contoh mozila firefox dan internet explorer. Senayan merupakan aplikasi berbasis web sehingga memerlukan web browser untuk membuka atau mengaksesnya.

PROSES INSTALASI

Instalasi pada sistem operasi linux:

1.      Apache, MySQL dan PHP telah terinstalasi

2.      Unduh senayan3-stable9 dari situs pengembangan senayan di www.senayan.diknas.go.id

3.      Salin senayan3-stable9 ke dalam web root folder dokumen (misalnya untuk distro fedora berada di folder var/www/html/)

4.      Buat database sesuai dengan nama database yg ada pada file sysconfig.inc.php

5.      Import database instalasi (berisi struktur database) kedalam database yg baru dibuat dari folder sql yang ada dalam folder senayan.

6.      Import database sample_data untuk memperoleh contoh data pada senayan yang baru diinstalasi dari folder sql yang ada dalam folder senayan.

7.      Buka web browser dan ketiklah http://localhost/senayan apabila setelah mengetik tersebut dan muncul halaman OPAC maka proses instalasi berhasil.

Instalasi pada sistem operasi windows

1.      Unduh Psenayan (instalasi senayan pada sistem operasi windows) dari www.senayan.diknas.go.id

2.      Salin folder Psenayan yang telah diunduh ke salah satu drive computer yang akan diinstalasi senayan (misalnya drive c, drive d dan seterusnya)

3.      Masuk ke dalam folder Psenayan dan tekan 2 kali apache_star.bat serta mysql_star.bat untuk menghidupkan fasilitas web server dan database.

4.      Buka web brobser dan ketiklah http://localhost maka akan muncul halaman OPAC senayan

BACKUP DATA

Backup data senayan sebenernya terdiri dari dua jenis yaitu:

1.      Backup database senayan

Dilakukan dengan cara ekspor database senayan kemudian dimasukan ke dalam eksternal memori (cd,dvd, hardisk eksternal)

2.      Backup skrip program senayan beserta file-file yang telah diunggah ke dalam senayan.

Menyalin skrip program senayan ke dalam eksternal memori. Lalu menyimpan hasil backup data ditempat yang aman 

Kesimpulan

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka penulis mengambil kesimpulan antara lain:

                  

a.       Dengan menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi, benar-benar sangat membantu dalam proses peminjaman buku pada perpustakaan tersebut dibandingkan dengan sistem yang masih manual.

b.      Sistem yang sudah terkomputerisasi dapat dengan cepat, tepat dan tidak mengenal lelah, akan tetapi akan mengurangi kesalahan kesalahan dan keterlambatan pada sistem yang masih manual.

c.       Penerapan metode berorientasi objek ini diharapkan memudahkan dalam pengembangan

sistem yang dirancang.